4.5. Problemų sprendimas

Kaip priimti gerą sprendimą problemai išspręsti?

Pagrindinis individualių žmonių priimamų sprendimų privalumas yra greitis. Individualiam žmogui nereikia kviesti posėdžių ir gaišti laiką aptarinėjant įvairias alternatyvas. Todėl kai reikia greitai priimti sprendimą, individualūs žmonės pranašesni. Priimant individualius sprendimus, yra aiški atsakomybė. Žinote, kas priėmė sprendimą, todėl žinote, ir kas atsakingas už rezultatą. Kai sprendimai priimami grupėse, atsakomybė nėra tokia aiški. Trečiasis individualių sprendimų priėmimo privalumas yra tas, kad juose perteikiamos pastovios vertybės. Vidinė kova dėl valdžios gali turėti neigiamą įtaką grupiniams sprendimams. Nors individualūs žmonės nėra idealiai nuoseklūs, priimdami sprendimus, jų sprendimai dažniausiai yra nuoseklesni nei priimti grupėse.

Dabar visa tai palyginkite su grupinių sprendimų privalumais. Grupės sukaupia išsamesnę informaciją ir žinias. Suvienydamos kelių žmonių pajėgas, grupės surenka daugiau reikalingų priimti sprendimui pradinių duomenų. Be to, grupiniai sprendimai yra visapusiškesni. Grupėse vyrauja didesnė požiūrių įvairovė, tad galima išnagrinėti daugiau siūlymų ir alternatyvų. Esama pakankamai įrodymų, kad grupiniai sprendimai visada bus geresni net už geriausius individualius. Taigi grupės pateikia labai kokybiškus sprendimus. Ir galiausiai grupių sprendimai yra priimtinesni. Daugelis sprendimų lieka neįgyvendinti pasirinkus galutinį variantą, nes žmonės nenori priimti sprendimo rezultatų. Dalyvavę priimant sprendimą, grupės nariai bus entuziastingiau nusiteikę jį remti ir skatinti kitus sutikti su priimtu sprendimu.

Tad kas yra geriau - individualūs asmenys ar grupės?

Akivaizdu, jog į šį klausimą reikia atsakyti: „Tai priklauso nuo aplinkybių“. Kartais geriausia leisti individualiam žmogui nuspręsti. Pvz., yra įrodymų, kad geriausia leisti spręsti individualiems žmonėms, kai sprendimas yra palyginti nesvarbus ir nereikia, jog prie jo sėkmingo įgyvendinimo prisidėtų pavaldiniai. Taip pat individualūs žmonės turėtų priimti sprendimus ir tada, kai jie turi pakankamai informacijos ir kai pavaldiniai yra suinteresuoti rezultatu, net jei su jais nebus konsultuojamasi.

Apskritai, patikint sprendimus individualiems asmenims ar grupėms, reikia pasverti efektyvumą ir sprendimų priėmimo spartą. Grupės priima efektyvesnius sprendimus. Jos pasiūlo daugiau alternatyvų, yra kūrybingesnės, tikslesnės ir pateikia kokybiškesnius nei individualūs asmenys sprendimus. Tačiau pavieniai asmenys sprendimus priima greičiau nei grupės. Grupės sprendžia ilgiau, nes joms reikia daugiau laiko ir išteklių, kad galėtų rasti sprendimą..

Organizacinės elgsenos teorijų (OE) mokslininkai gana daug dėmesio skiria dviems išvestiniams grupinio sprendimų priėmimo temos klausimams. Šie klausimai yra grupinio mąstymo ir grupinio pokyčio koncepcijos.

Grupinis mąstymas - tai dėl grupės daromo spaudimo sumenkėjęs individualių jos narių mąstymo efektyvumas, realybės patikrinimas ir moralinis vertinimas.

Kaip atpažinti grupinio mąstymo simptomus?

Jis pasižymi šiais keturiais požymiais:

• grupės nariai stengiasi logiškais aiškinimais įveikti pasipriešinimą jų padarytoms prielaidoms;
• grupės nariai reikalauja abejojančius paremti daugumos siūlomą alternatyvą;
• stengdamiesi sukelti konsensuso įspūdį, abejojantieji nutyli savo nuogąstavimus arba netgi patys sumenkina savo abejonių svarbą;
• grupė savo narių tylėjimą vertina kaip pritarimą daugumos nuomonei.

Šie simptomai sukelia nemažai grupinių sprendinių trūkumų. Jei išryškėja grupinis mąstymas, pastebėsite vieną ar kelis iš šių dalykų: problema yra nevisapusiškai įvertinama, nesistengiama surinkti visos informacijos, apdorojant informaciją atsiranda selektyvus šališkumas, pasiūlomos ne visos alternatyvos, nevisapusiškai įvertinamos alternatyvos, nesugebama išanalizuoti pasirinkto sprendimo rizikos, nepajėgiama iš naujo įvertinti iš pradžių atmestų alternatyvų.

Ar visos grupės vienodai pasiduoda grupiniam mąstymui?

Yra įrodymų, kad ne visos. Mokslininkai atkreipė dėmesį į penkis veiksnius, galinčius sudaryti sąlygas reikštis grupiniam mąstymui, - grupės darną, jos lyderio elgesį, grupės izoliaciją nuo pašalinių žmonių, laiku priimti sprendimus trūkumą ir negebėjimą metodiškai spręsti. Vadovai, kuriems tenka vadovauti priimančiai sprendimus grupei ir kurie nori iki minimumo sumažinti grupinio mąstymo įtaką, turėtų atsižvelgti į šiuos veiksnius. Pirma, darna gali būti privalumas, nes labai darnios grupės daugiau diskutuoja ir gali pateikti daugiau informacijos nei tos, kurios narius sieja silpni saitai. Tačiau darna taip pat gali slopinti ginčus, tad vadovai, dirbdami su darnia grupe, privalo būti akylus. Antra, vadovai turėtų siekti atviro vadovavimo stiliaus. Vadinasi, jie turėtų skatinti visus narius aktyviai dalyvauti, neskubėti išsakyti savo nuomonę posėdžio pradžioje, skatinti visus grupės narius reikšti skirtingą nuomonę ir pabrėžti, kaip svarbu priimti išmintingą sprendimą. Trečia, vadovai turėtų stengtis neleisti grupei atsiriboti nuo išorinių šaltinių. Izoliuotos grupės yra linkusios prarasti perspektyvą ir objektyvumą. Ketvirta, vadovai privalo duoti kuo daugiau laiko priimti sprendimui, neieškoti trumpiausių kelių, kurie neišvengiamai sukelia tariamą arba paviršutinišką konsensusą. Ir galiausiai vadovai tūrėtų skatinti spręsti metodiškai.

Palyginę grupinius sprendimus su atskirų tos grupės narių sprendimais, pastebėsime, kad jie skiriasi. Kartais grupiniai sprendimai yra atsargesni nei individualūs. Dažniau pastebimas polinkis rizikuoti.

Atrodo, kad grupėse vykstant diskusijai jos narių pozicija darosi kraštutinė, užima padėtį, į kurią jie jau orientavosi prieš diskusiją. Tad konservatyviai nusiteikę žmonės tampa dar atsargesni, o agresyvesnieji siūlo labiau rizikuoti. Diskusija grupėje perdėtai sutvirtina pradinę jos narių nuostatą. Grupinį pokytį iš tiesų galima laikyti atskiru grupinio mąstymo atveju. Grupės sprendimas atspindi vyraujančią sprendimo priėmimo normą, kuri susiformuoja grupės diskusijų metu. Ar grupės sprendimas pasikeis didesnio atsargumo, ar didesnės rizikos linkme, priklauso nuo dominuojančios normos, buvusios dar prieš diskusiją.

Dėl to, kad pokytis dažniau įvyksta didesnės rizikos link, atsirado keletas šio reiškinio paaiškinimų. Pavyzdžiui, buvo aiškinama, kad diskutuodami grupės nariai geriau susipažįsta vienas su kitu. Geriau jausdamiesi vienas kito draugijoje, jie taip pat tampa drąsesni ir labiau linkę rizikuoti. Turbūt įtikinamiausias paaiškinimas, kodėl grupinis sprendimas pasikeičia didesnės rizikos link, yra tas, jog grupėje išsisklaido atsakomybė. Grupiniai sprendimai atpalaiduoja bet kurį jos narį nuo atsakomybės už galutinį sprendimą. Galima stipriau rizikuoti, nes net jei sprendimas nepasiteisins, nė vienas narys nebus už jį visiškai atsakingas.

Tad kaip vadovai galėtų pasinaudoti šiais duomenimis apie grupinį pokytį?

Turėtų atsižvelgti į tai, kad grupiniuose sprendimuose perdedama pradinė grupių narių pozicija, jog pokytis dažniau įvyksta didesnės rizikos link, taigi ji yra šios grupės narių nuostatų, buvusių dar prieš prasidedant diskusijai, funkcija.

Kaip pasirinkti geriausią grupinių sprendimų priėmimo metodą?

Dažniausiai grupiniai sprendimai priimami akivaizdžiai bendraujant nariams. Tačiau grupės, kurių nariai aktyviai tarpusavyje sąveikauja, dažnai varžo pačios save ir primygtinai spaudžia atskirus savo narius siekti vieningos nuomonės. Siekiant sušvelninti daugelį problemų, būdingų grupei, kurios nariai sąveikauja tarpusavyje, buvo pasiūlyti smegenų atakos metodas, nominalios grupės metodas ir elektroniniai posėdžiai.

,,Smegenų šturmas" Kaip jau žinome, Smegenų šturmo metodo tikslas - įveikti grupės, kurios nariai aktyviai tarpusavyje sąveikauja, reikalavimą siekti pažiūrų darnos, trukdančios plėtoti kūrybingas alternatyvas. Tai pasiekiama įgyvendinant idėjų siūlymo procesą, kuris skatina pateikti bet kokias alternatyvas ir jų visiškai nekritikuoti. Paprastai veikiant smegenų šturmo metodu aplink stalą susėda šeši-dvylika žmonių. Grupės vadovas aiškiai suformuluoja problemą, kad ją suprastų visi dalyviai. Paskui pasitarimo dalyviai per paskirtą laiką pasiūlo kiek įmanoma daugiau variantų, kurie tuo metu „šauna į galvą“. Variantų kritikuoti negalima, jie visi užfiksuojami, kad vėliau būtų galima juos aptarti ir išanalizuoti. Grupės nariai skatinami „galvoti neįprastai“, nes viena idėja gimdo kitą, ir net patys keisčiausi pasiūlymai paliekami svarstyti vėliau. Proto šturmas trunka neilgai - kartais užtenka 20 min. sesijos.
Tačiau smegenų šturmo metodas tėra idėjų siūlymo procesas. Kiti du siūlomi metodai pažengia toliau, nes leidžia iš tiesų pasirinkti geresnį sprendimą.

Nominalios grupės metodas. Nominalioje grupėje sprendimų priėmimo metu ribojamos diskusijos ir tarpusavio bendravimas, todėl šis sprendimų priėmimo būdas ir buvo pavadintas nominalios grupės metodu. Visi grupės nariai dalyvauja susirinkime, kaip ir tradiciniame komiteto posėdyje, tačiau reikalaujama, kad jie veiktų nepriklausomai vienas nuo kito. Konkrečiai per posėdį praeinami štai tokie etapai:

• Posėdžio dalyviai susirenka kaip grupė, tačiau prieš prasidedant diskusijoms kiekvienas dalyvis savarankiškai užrašo savo mintis apie svarstomą problemą.
• Po šio tylaus periodo kiekvienas posėdžio dalyvis supažindina grupę su viena idėja. Paskui visi paeiliui pateikia po vieną idėją, kol visos idėjos būna pasiūlytos ir užfiksuotos (paprastai konferencijų stovų bloknote arba lentoje).
• Vėliau grupė aptaria idėjas, turėdama tikslą jas išsiaiškinti ir įvertinti.
• Kiekvienas grupės narys nesikalbėdamas ir nesitardamas išrikiuoja idėjas pagal jų vertę. Galutinis sprendimas priimamas remiantis gavusia aukščiausią įvertinimą idėja.

Šio metodo pagrindinis privalumas tas, kad jis leidžia grupei formaliai susitikti, tačiau nekliudo nepriklausomai mąstyti, kas dažnai nutinka grupių, kurių nariai aktyviai bendrauja tarpusavyje, posėdžiuose.

Elektroniniai posėdžiai. Pats naujausias grupinių sprendimų priėmimo būdas suderina nominalios grupės metodą ir šiuolaikinę kompiuterinę techniką. Jis vadinamas elektroniniais posėdžiais.

Pati elektroninių posėdžių koncepcija, turint reikiamą techniką, yra paprasta. Iki penkiasdešimties žmonių susėda prie pasagos formos stalo, ant kurio nėra nieko daugiau, išskyrus kompiuterių terminalus. Dalyviai supažindinami su svarstomai klausimais, paskui jie įveda savo atsakymus į kompiuterį. Individualūs komentarai bei balsavimo rezultatai parodomi kambaryje esančiame ekrane.
Pagrindiniai elektroninių posėdžių privalumai - anonimiškumas, sąžiningumas ir greitis. Posėdžio dalyviai gali anonimiškai įvesti į kompiuterį bet kokį pranešimą, kurį visi pamato ekrane, posėdžio dalyviui paspaudus klaviatūros klavišą. Jis taip pat leidžia žmonėms nebaudžiamiems būti šiurkščiai atviriems. Be to, šis metodas yra greitas, nes nėra tuščių plepalų, diskusijos nenukrypsta nuo temos, daug dalyvių gali „kalbėti“ vienu metu, nelipdami vienas kitam ant kulnų.

Idėjų varžybos. Tai grupinis procesas, kai individai kuria idėjas. Tikslas - siūlyti minčių konkrečiai problemai spręsti. Visi grupės nariai laikomi lygiaverčiais. Svarbioms idėjų varžyboms kai kurie ekspertai pataria kviesti talkininką. Toks talkininkas turėtų turėti daug įgūdžių ir išmanyti, kaip tokias varžybas rengti. Jis turi užtikrinti visų grupės narių dalyvavimą ir padėti sušaukti darbingą sueigą. Tipiškas idėjų varžybų susirinkimas gali trukti kelias valandas. Jis dalijamas į du etapus. Pirmas etapas prasideda tuo, kad ant lentos aiškiai užrašomas tikslas. Po to grupė siūlo idėjas ir užrašinėja jas kortelėse (kortelėje viena idėja). Kas nors jas garsiai skaito ir įteikinėja talkininkui, kad jis jas užrašytų ant lentos. Jokia idėja nepeikiama, nes trukdytų siūlyti naujas idėjas. Antras etapas prasideda, kai siūlymai pasibaigia. Idėjos išskirstomos pagal prasmę. Atrinktos idėjos toliau siaurinamos, kol sąrašai tampa aiškiai apibrėžti ir atitinka tikslą. Svarbi šio etapo dalis- visos grupės (ne kelių narių) pritarimas. Idėjų varžybos pagrįstos tuo, kad grupė bus įgaliota apsibrėžti problemą ir bus atsakinga už veiksmus tai problemai spręsti.

Spręsdamas, ar problemos sprendimo veiksmą reikia pavesti grupei, vadovas turėtų apgalvoti du svarbius dalykus. Pirmasis ir labai aiškus: „Ar aš padarysiu geriausią sprendimą, pagrįstą geriausia informacija, gauta per trumpą laiką?“ Antras ir ne toks aiškus: „Ar sprendimas bus toks, kad žmonės jį priimtų ir vykdytų?“ Veiksmų seka, kurios nepriima grupė, turinti ją vykdyti, gali žlugti. Kartais grupiniai sprendimai būna patys geriausi, net jei pati problema tokio aktyvumo nereikalauja, nes priimama pačių vykdytojų.

Grupėse problemų sprendimą lemia: aktyvumas, pasyvumas ir papildomos jėgos.

1. Aktyvumas: 
a) Daugiau išmanymo Grupės informatyvumas ir mokėjimas turėtų būti didesnis, negu vieno kurio nors nario. Todėl, pavyzdžiui, sprendimams dėl gaminio projekto gali prireikti grupinių susirinkimų, kuriuose dalyvautų žmonės iš tokių sričių kaip rinkodara (vartotojo pritarimas), inžinerija (projektas), gamyba (patogumas gaminti), sąskaityba (išlaidų aspektai), personalas (darbuotojų reikalavimai), teisė (darbo sauga ir patentai) ir t.t.
b) Daugiau būdų Individai linkę mąstyti apie daiktus ir metodus siaurai, t.y. jiems svarbi tik sava problemos dalis. Nors visi individai grupėje gali turėti tą pačią problemą, jų sąveika ir bendravimas gali stimuliuoti ieškoti daugiau sprendimų. Skatindami vienas kito mintis, problemą svarstančios grupės nariai gali pasiekti tokį sprendimą, kuris aprėptų visus požiūrius, vadinasi galima pasiekti vertingą kompromisą.
c) Geresnis supratimas Individui, sprendžiančiam problemą vienam, paprastai prireikia pateikti savo sprendimą kitiems. Čia neretai iškyla organizacinių problemų, nes vadybos atstovai nepakankamai gerai perteikia sprendimus savo pavaldiniams. Tačiau jei žmonės, turintys įgyvendinti sprendimą, yra prie to sprendimo prisidėję, perteikimo trūkumų pasitaikys mažiau.

2. Pasyvumas:
a) Nuolaidumas. Dėl socialinio spaudimo siekti bendro sutarimo, būti draugiškiems bei vengti prieštarauti grupės gali tapti vieta, kur skatinamas nuolaidumas.
b) Vieno žmogaus vyravimas. Grupės veiksmingumas gali mažėti, jei vienam individui bus leista tarp grupės narų įsivyrauti dėl ypač didelio mokėjimo bendrauti, įtikinėjimo gabumų ar atkaklumo.
c) Nukrypimas nuo užduoties. Svarbi problemų grupės užduotis- padaryti sprendimą veiksmingą. Norėdami tai pasiekti, nariai turi apsvarstyti ir kitus pasiūlymus. Bet kai kas iš narių gali karštai remti vieną kurį pasiūlymą, labiau stengdamasis būti palaikomas negu rasti geriausią sprendimą. Toks nuokrypis nuo užduoties gali sumenkinti sprendimo vertę; todėl gal reiktų vėl imtis ieškoti naujų siūlymų ir kol kas vengti juos vertinti.

3. Papildomų jėgų poveikis grupiniams problemų sprendimams: 
a) Vadovo vaidmuo. Grupinis problemų sprendimas gali būti veiksmingesnis, jei vadovas darys skirtumą tarp vadovo vaidmens ir nario vaidmens. Vadovas neturi grupėje vyrauti. Vadovui nedera atmetinėti ar stengtis prastumti idėjas savo asmenine nuožiūra. Gautos informacijos atžvilgiu jis turi būti palankiai nusiteikęs, priimti siūlymus jų nevertindamas, reziumuoti informaciją, kad palengvintų jos priėmimą.
b) Nuomonių skirtybės. Patyręs vadovas sukurs nuomonių skirtybių atmosferą, kuri skatins sprendimus atnaujinti. Drauge vadovas turi kuo labiau mažinti riziką įskaudinti grupę, ypač jei jos nariai drauge diegs sprendimą.
c) Laiko reikmės. Vadovas turi nustatyti aiškią pusiausvyrą tarp laisvės ir kontrolės. Skuba grupės susirinkime gali trukdyti visapusiškai aptarti problemas ir sukelti nemalonių išgyvenimų. Kita vertus, jei vadovas diskusijai plėtotis neleidžia, nariams tikriausiai viskas greitai nusibos ir jie priims prastą sprendimą.
d) Kas keičia? Kai grupėje nuomonės skiriasi, kai kas iš narių turės keisti savo nusistatymą, norėdamas pasiekti bendrą grupės sutarimą. Toks keitimas gali įeiti į aktyvumą arba pasyvumą.

Galutinai priėmus sprendimą grupėje ir įvertinus jį finansiniu požiūriu sudaromas problemos sprendinio planas.  Suteikiamai reikiami įgaliojimai ir įpareigojimai konkretiems darbuotojams planui vykdyti.

Apibendrinkime:

Problemos apsibrėžimas yra procesas organizacijos trūkumų suvokimui stiprinti.
VKV parengė keletą metodų problemoms identifikuoti. Norint identifikuoti problemą nesvarbu, kokia tvarka bus taikomos aukščiau paminėtos šešios priemonės. Po jų pritaikymo pasiekti rezultatai priklausys nuo taikiusiųjų įgūdžių.

Patikint problemas spręsti individualiems asmenims ar grupėms, reikia visada pasverti galimą efektyvumą ir sprendimų priėmimo spartą. Grupės priima efektyvesnius sprendimus. Jos pasiūlo daugiau alternatyvų, yra kūrybingesnės, tikslesnės ir pateikia kokybiškesnius nei individualūs asmenys sprendimus. Tačiau pavieniai asmenys sprendimus priima greičiau nei grupės. Grupės sprendžia ilgiau, nes joms reikia daugiau laiko ir išteklių, kad galėtų rasti sprendimą.

VKV požiūriu grupinis darbas visuomet atsiperka jei ne tobulu sprendimu, tai kitais organizacijai svarbiais aspektais.

Klausimai pasikartoti

1. Ar grupiniai sprendimai yra geresni už individualius?
2. Paaiškinkite kaip grupėse problemų sprendimą įtakoja aktyvumas, pasyvumas ir papildomos jėgos.
3. Apibūdinkite sprendimo paieškos grupinio darbo formas.
4. Kokie yra grupinio mąstymo simptomai?
5. Kaip sumažinti grupinio mąstymo įtaką?
6. Ar būna neišsprendžiamų problemų?